4 tapaa tehdä puhelimen valikosta ystävällisempi

Yksi CallFactoryn IVR:n suosituimmista toiminnoista on virtuaalinen vastaanottovirkailija tai puhelinvalikko. Soittajina olemme kaikki törmänneet virtuaalisiin vastaanottovirkailijoihin, mutta mitä tarvitaan todella ystävälliseen valikkoon, jota soittajat arvostavat? Tässä artikkelissa näytämme 4 tapaa luoda asiakasystävällinen puhelinvalikko.

Soititpa sitten viranomaispalveluun tai omaan pankkiisi, virtuaalisia vastaanottovirkailijoita, jotka auttavat puheluasi pääsemään oikealle osastolle, ei voi ohittaa. Saatat pitää joistakin näistä puhelinvalikoista enemmän kuin toisista. Se, miten syvälle soittajien on sukellettava valikkoon ja miten nopeasti heidän ongelmansa ratkaistaan, vaikuttaa osaltaan virtuaalivastaanottovirkailijan koettuun asiakasystävällisyyteen ja epäsuorasti siihen, millaisen kokonaisvaikutelman asiakas saa organisaatiostasi.

Lyhyesti sanottuna, ystävällinen ja tehokas puhelinvalikko on ensiarvoisen tärkeä kaikille yrityksille, jotka haluavat tosissaan kasvaa.

Kun on aika perustaa oma virtuaalinen vastaanottovirkailija, on otettava huomioon joitakin asioita. Olemme auttaneet tuhansia organisaatioita määrittämään virtuaalivastaanottovirkailijansa, ja uskomme, että voit hyötyä seuraavista neljästä vinkistä.

Pidä puhelinvalikko mahdollisimman "tasaisena", jotta soittajat eivät menetä kärsivällisyyttään ja lopeta puhelua. On parempi asettaa yksi valikkotaso, jossa on 5 vaihtoehtoa, kuin kaksi tasoa, joissa kussakin on 2 tai 3 vaihtoehtoa.
Käytä lyhyitä kuulutuksia, jotka auttavat soittajia saamaan yhteyden oikeaan henkilöön tai osastoon mahdollisimman nopeasti. On parempi sanoa "paina 1 myyntiosastolle" kuin pitkä ja mutkitteleva "paina 1 puhuaksesi myyntiosastomme kanssa". Soittaja ymmärtää ohjeen täydellisesti ja on kiitollinen siitä, että arvostat (etkä tuhlaa) hänen aikaansa.
Jätä tervetuliaisviesti väliin. Muistatko ajan, jolloin verkkosivustojen etusivut näyttivät tervetuliaisviesteiltä? Aivan kuten verkkomaailmassa, myös puhelinpalveluissa on päästy tuosta vaiheesta jo paljon eteenpäin. Itse asiassa, jos ihmiset joutuvat soittamaan sinulle useita kertoja päivässä, pitkä tervetuloviesti voi olla melko ärsyttävä. Pidä se lyhyenä ja ytimekkäänä. Varmista myös, että IVR yhdistää soittajan heti, kun hän painaa näppäintä, vaikka se tapahtuisi ennen kuin kaikki valikkovaihtoehdot on toistettu. Näin soittajat pääsevät halutulle osastolle nopeammin, jos he tuntevat puhelinvalikon.
Palkkaa ammattitaitoinen äänimies. Puhelinpalvelun kaltaisen tärkeän viestintäkanavan kohdalla on ratkaisevan tärkeää toivottaa soittajat tervetulleiksi ja opastaa heitä miellyttävällä ja tehokkaalla tavalla. Kuten niin monet asiat liike-elämässä, jätä tämäkin ammattilaisten tehtäväksi. Voiceover-taiteilija osaa parhaiten kääntää halutun äänensävyn äänitteeksi, jossa on oikea äänenkorkeus, nopeus ja painotukset.

CallFactoryn IVR:n avulla sinulla on täysi hallintaoikeus ilmaisnumeroihisi tai maksullisiin numeroihisi. Sinun ei kuitenkaan tarvitse tehdä tätä yksin. Asiantuntijamme auttavat sinua mielellään virtuaalivastaanottosi perustamisessa. Soita tai lähetä meille sähköpostia saadaksesi välitöntä apua.